Trên hành trình 20 năm phát triển của mình, đây là các cột mốc đáng nhớ đánh dấu cho cố gắng và thành công của GoldenPen trên thị trường quốc tế. GoldenPen thật sự tự hào khi những cống hiến và thành tích của chúng tôi không chỉ được ghi nhận bởi khách hàng, mà còn cả Ban Giám Khảo, những người làm nghề chuyên nghiệp và đầy kinh nghiệm.

Mang trong mình ngọn lửa nhiệt huyết và tinh thần đó, GoldenPen đã không ngừng phát triển đội ngũ, lên kế hoạch và triển khai thành công thêm nhiều dự án, lan tỏa nhiều thông điệp ý nghĩa của các nhãn hàng thông qua các sự kiện đặc sắc – một phần không thể thiếu trong các chiến dịch truyền thông tiếp thị tích hợp.

GoldenPen tự hào mang đến cho khách hàng chất lượng tổ chức và quản trị sự kiện đỉnh cao.

Ngọn lửa đam mê, nhiệt huyết và tận tụy luôn được đội ngũ GoldenPen phát huy trong mỗi chương trình mà chúng tôi đảm nhiệm.

Năm 2019 – đại sự kiện Chương trình Kỷ niệm chín năm thành lập Herbalife Việt Nam với hàng ngàn người tham dự tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh

Năm 2020 – đại hội trao thưởng toàn quốc lần thứ 20 và 21 của New Image Việt Nam tại thành phố Hồ Chí Minh với hàng ngàn người tham dự

Năm 2020 và 2021 – trong bối cảnh đại dịch COVID-19, GoldenPen đã mạnh mẽ đầu tư và phát triển mô hình dịch vụ sự kiện trực tuyến và sự kiện trực tuyến lai với bối cảnh thực tế, sự kiện thể thao trực tuyến. Dịch vụ đã được triển khai thành công với nhiều dự án trong và sau dịch, dẫn đầu xu thế ứng dụng công nghệ trực tuyến trong tổ chức các sự kiện cho những chiến lược truyền thông của Herbalife Việt Nam, New Image Việt Nam, Tổng cục du lịch Singapore và công ty BHNT Chubb,…

Năm 2022 – tại công viên Hồ Bán Nguyệt, Thành phố Hồ Chí Minh và công viên Yên Sở, Hà Nội, Ngày Hội Gia Đình Việt Nam do New Image Việt Nam cùng GoldenPen thực hiện đã thu hút hơn hàng trăm gia đình, hàng ngàn người tham gia. Điểm nhấn của chương trình là việc xác lập thành công kỷ lục Việt Nam: Nhiều gia đình cùng tham gia chuẩn bị và sử dụng bữa sáng bổ sung IgG nhất Việt Nam.

New Image Việt Nam xác lập kỷ lục quốc gia: Nhiều gia đình cùng tham gia chuẩn bị và sử dụng bữa sáng bổ sung IgG nhất Việt Nam.

Sự kiện của New Image Việt Nam thu hút hàng nghìn người tham gia và trải nghiệm sử dụng sản phẩm.

Giải chạy bộ Color Run For Smiles 2022 tại Thành phố Hồ Chí Minh do GoldenPen phối hợp cùng Tổ chức Phẫu thuật Nụ Cười (Operation Smile Việt Nam) thực hiện.

Năm 2022 và 2023 cũng đánh dấu những hoạt động mạnh mẽ của GoldenPen với vai trò là thành viên tích cực của Mạng lưới Quan hệ Công chúng Việt Nam (VNPR), triển khai thành công nhiều sự kiện nổi trội:

• Giải thưởng quan hệ công chúng lần thứ nhất VNPR Awards 2021.

• Giải chạy VNPR Run 2022.

• Phối hợp cùng Tổ chức Phẫu thuật Nụ Cười (Operation Smile Việt Nam) tổ chức thành công Giải chạy bộ Color Run For Smiles 2022 tại Thành phố Hồ Chí Minh.

• Giải thưởng quan hệ công chúng lần thứ hai VNPR Awards 2023.

• Diễn đàn Quan hệ công chúng ASEAN 2023 và Lễ Trao giải Giải thưởng Quan hệ công chúng Xuất sắc ASEAN 2023.

Diễn đàn Quan hệ công chúng ASEAN 2023 và Lễ Trao giải Giải thưởng Quan hệ công chúng Xuất sắc ASEAN 2023.

Với tinh thần nỗ lực, tận tâm và luôn đổi mới để phát triển của mình, GoldenPen vẫn sẽ tiếp tục vươn cao, vươn xa hơn trong ngành công nghiệp sự kiện để luôn tự hào nói rằng chúng tôi là GoldenPen The Special Event Team.

Làm thế nào để có kịch bản chương trình hiệu quả, phù hợp nhiều đối tượng mà vẫn tinh gọn và hấp dẫn?

Cứ vào dịp cuối năm, những buổi tiệc tri ân nhân viên đã không còn tạo được sự hứng thú và mang đến hiệu quả kết nối trong quản trị nhân sự. Nguyên nhân thường đến từ kịch bản chương trình “một màu”, nhàm chán, và không có yếu tố bất ngờ, mới mẻ. Các buổi tiệc này chỉ xoay quanh hoạt động báo cáo thành tích, tưởng thưởng các cá nhân - tập thể xuất sắc, tiệc ăn uống kèm chương trình ca nhạc giải trí. Chính vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn tạo ra một bầu không khí thật sự ấm cúng, ý nghĩa, đánh trúng tâm lý và nhu cầu thiết thực của nhân viên, khách hàng mà vẫn đảm bảo quản lý tốt ngân sách thì cần lưu ý những yếu tố then chốt dưới đây:

Kịch bản tốt là kịch bản bao quát được chương trình một cách đầy đủ và chi tiết.

Tính khoa học của kịch bản

Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện, đặc thù của doanh nghiệp mà các đơn vị tổ chức sự kiện cần có sự sáng tạo, biến đổi kịch bản sao cho phù hợp. Tuy nhiên, kịch bản càng được viết chi tiết, khoa học, thời gian càng sít sao, cân đối càng tốt. Làm được điều này, việc tiếp theo bạn chỉ cần làm là bám sát chương trình và chạy mà thôi.

Cách thức tổ chức mới lạ: Bước đệm cho một sự kiện bùng nổ

Sự khác lạ tạo ra sự khác biệt và hấp dẫn – Bám theo tiêu chí này, kịch bản hay sẽ bao gồm các yêu tố ý tưởng, chủ đề, cách thức tổ chức…; Trong đó, chuẩn bị ý tưởng sự kiện sẽ là tiền đề để doanh nghiệp tạo ra được một sự kiện tinh gọn và hiệu quả.

Cụ thể, ý tưởng tổ chức sẽ được cấu thành từ các hoạt động nhỏ và tạo thành một thể thống nhất, việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp qua từng hoạt động nhỏ sẽ tránh tạo ra sự lan man cho chương trình, tránh tình trạng  người tham dự cảm thấy khó hiểu và không gây được ấn tượng mạnh.

Ví dụ, thay vì tổ chức tại khách sạn hay trung tâm hội nghị cao cấp, bạn thay đổi địa điểm cho một sự kiện tinh gọn bằng một không gian mở, gần gũi với thiên nhiên như: rooftop, hồ bơi, khu vui chơi, resort… Đương nhiên địa điểm bạn chọn và các hoạt động đi kèm cùng cần có sự “matching” với chủ đề của chương trình.

Một ví dụ điển hình mà bạn có thể tham khảo là một buổi tiệc tinh gọn do GoldenPen thực hiện. Với yêu cầu từ khách hàng là phải có cả team building lẫn phần tiệc tối, giải pháp mà GP Event đưa ra chính là khu du lịch Văn Thánh - một địa điểm không cách xa thành phố, thuận tiện cho việc đi lại, không quá xô bồ, có không gian và đảm bảo được tính chất “relax” cho nhân viên. Bố cục chương trình chia ra làm 2 phần khá rõ:

Đầu giờ chiều, chương trình bao gồm một cuộc nói chuyện ngắn, chia sẻ thân mật với cấp trên và một số trò chơi teambuilding để mọi người thấu hiểu và gắn kết với nhau hơn. Lúc này, phần décor của không gian được thực hiện theo phong cách trẻ trung (phù hợp với độ tuổi trung bình và văn hóa của doanh nghiệp), thêm một chút trang trọng với màu sắc riêng của doanh nghiệp.

Đến tối, agency đã khoác lên nơi đây một khung cảnh thật ấm cúng và vui nhộn với tiệc buffet nướng, những món ăn đậm chất quê hương cho gia đình của nhân viên. Nếu dưới nắng chiều, GP Event sử dụng backdrop và standee để truyền tải nội dung của bữa tiệc, thì đến tối, tất cả đều được kết hợp thêm với lụa, đèn led, và màn hình nhằm tạo cảm giác sang trọng đến từng vị khách.

Sự xuất hiện của những ca sĩ nổi tiếng giúp cho chương trình thêm đặc biệt.

Các hoạt động gắn kết nhân viên và lãnh đạo cũng thực sự đem đến hứng thú và tạo cảm hứng đặc biệt cho một bữa tiệc – Xứng đáng với tên gọi “Event tinh gọn”.

Và, thay vì ngồi đó và vắt óc suy nghĩ, việc lập một cuộc khảo sát nhỏ bằng email hoặc bảng khảo sát toàn công ty sẽ mang đến bạn nhiều ý tưởng sáng tạo cũng như giúp việc đo lường mong muốn từ tập thể trở nên hiệu quả.

Dưới đây là một số chia sẻ mà GoldenPen đã đúc kết trong 15 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện để gợi ý cho bạn một sự kiện tinh gọn nhưng đầy đủ “gia vị”. Tuy nhiên, còn nhiều nữa những yếu tố cấu thành nên thành công từ các yếu tố chi tiết trong tổ chức, vận hành đến những phát sinh, khủng hoảng có thể xảy đến trong sự kiện… đòi hỏi đơn vị tổ chức cần nắm bắt. Do đó, việc chọn lựa một đối tác đáng tin cậy như GoldenPen là điều bạn thật sự cần cân nhắc cho sự thành công của sự kiện.

Với gần 2 thập kỷ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, GoldenPen đã có cơ hội phục vụ rất nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước như: Medtronic, Ambient, Searefico, VietinAviva… Sự tin cậy và ghi nhận này chính là động lực để Golden Pen ngày càng tạo ra những sự kiện ấn tượng, gây được sự chú ý từ cộng đồng.

Event tinh gọn nhưng vẫn đầy đủ “gia vị” – Liên hệ GoldenPen ngay!!!

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp vừa là hình thức quảng bá sản phẩm và dịch vụ, vừa là hình thức chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức. Tổ chức một sự kiện doanh nghiệp chuyên nghiệp đòi hỏi một quy trình cụ thể để đảm bảo sự thành công và đáp ứng được mục tiêu cụ thể của bạn. Dưới đây là quy trình chung để tổ chức một sự kiện doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo.

Đặt và giải đáp những câu hỏi

Điều đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện là phác thảo tất cả các chi tiết của sự kiện và trả lời các câu hỏi bao gồm: Sự kiện này dành cho ai? Thời gian diễn ra sự kiện? Tổ chức sự kiện ở đâu? Mục đích của sự kiện là gì? Sự kiện có chi phí bao nhiêu?...

Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn hiểu rõ mục đích cốt lõi của sự kiện và định hình chiến lược tổ chức, đồng thời phác thảo được cấu trúc của sự kiện, hình dung về địa điểm tổ chức, ý tưởng và chủ đề xuyên suốt...

Lập kế hoạch sự kiện chi tiết từ những câu hỏi sát sườn với thực tế.

Lên ý tưởng và xây dựng chương trình hội nghị khách hàng

Cần lưu ý, ý tưởng tổ chức chương trình cần phải phù hợp với chủ đề, sản phẩm, dịch vụ… mà vẫn đảm bảo yếu tố sáng tạo, độc đáo, gây ấn tượng. Tuy nhiên, một ý tưởng hay cũng chưa thể đảm bảo hoàn toàn cho thành công của sự kiện mà còn phụ thuộc rất nhiều vào sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

Sau khi có ý tưởng, bạn cần lên kịch bản bao gồm: Kịch bản sơ lược là phần bao quát tất cả mọi sự kiện diễn ra trong suốt chương trình và kịch bản chi tiết (bao gồm lời MC, bố trí công việc cụ thể của ekip…).

Lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Sau khi đã thống nhất về kịch bản, đây là lúc bạn cần phân chia công việc và trách nhiệm hợp lý để đảm bảo thành công của sự kiện. Đưa ra checklist cụ thể, kiểm tra, giám sát thường xuyên, đồng thời xem xét cẩn thận, theo dõi tiến độ hoàn thành của từng đầu việc.

Tiến hành thiết kế sự kiện

Việc tiếp theo cần làm là cụ thể hóa ý tưởng bằng các hoạt động cụ thể với sự tham gia của các đối tác trong việc:

• Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

• Chuẩn bị thiết bị

• Thực hiện các hạng mục nhân sự, thiết kế, in ấn, tiết mục…

• Phương thức vận chuyển

• Ngân sách dự kiến

Dàn dựng sự kiện

1-2 ngày trước khi sự kiện diễn ra là thời điểm để bạn dàn dựng mọi thứ đã được chuẩn bị từ trước. Diễn tập trước sự kiện (rehearsal) chính là cách để bạn hình dung về những gì sẽ diễn ra vào ngày diễn ra sự kiện. Đồng thời, trong quá trình diễn tập, bạn sẽ có được sự tùy chỉnh hợp lý trước khi sự kiện diễn ra chính thức.

Đối với các sự kiện có ứng dụng các công nghệ hiện đại như: công nghệ nhận diện khuôn mặt, tổ chức sự kiện trực tuyến, thực tế ảo VR/AR, trình chiếu 3D Mapping..., thì càng cần có buổi chạy thử để kiểm soát được tất cả những vấn đề có thể phát sinh trong sự kiện.

Đừng quên bám sát checklist thực hiện để đảo bảo không bỏ sót bất cứ hạng mục nào khi set up.

Tiến hành “chạy” chương trình

Sau khi bắt tay vào chuẩn bị và dàn dựng sự kiện chu đáo, đây là thời điểm giám sát điều phối nhân sự kịp thời, theo dõi tiến độ thực hiện và kịp thời giải quyết những tình huống phát sinh bất ngờ.

Kịch bản chương trình càng hoàn chỉnh, quá trình “chạy” chương trình càng dễ thở.

Kết thúc sự kiện.

Sự kiện đã kết thúc, và bạn hẳn đã có thể thở phào nhẹ nhõm! Nhưng sự kiện kết thúc, không có nghĩa là nhiệm vụ của bạn đã hoàn thành. Công việc tiếp theo của bạn là trao trả mặt bằng tổ chức về lại trạng thái ban đầu, vận chuyển thiết bị, đồ đạc về kho, tiến hành thanh toán hợp đồng với các nhà cung cấp… Ở một số sự kiện, bạn cũng sẽ cần phải tạo và gửi đánh giá sự kiện cho người tham dự, hoặc các báo cáo phản hồi kèm theo...

Một điều quan trọng nữa mà hầu như các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều làm sau khi kết thúc mỗi sự kiện là họp bàn, đánh giá, rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Trên đây là quy trình cơ bản để tổ chức một sự kiện khách hàng chuyên nghiệp. Có quá nhiều việc phải quan tâm, lên kế hoạch và giải quyết phải không nào? Vậy nên, nếu đây là lần đầu tiên bạn lên kế hoạch cho một sự kiện, việc nhờ đến sự giúp sức của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là quyết định thông minh của bạn.

GoldenPen công ty chuyên tổ chức sự kiện với 20 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện quy mô lớn nhỏ trải rộng khắp Việt Nam. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn và doanh nghiệp để đưa ra những tư vấn đáng tin cậy, những giải pháp toàn diện để đảm bảo rằng nhu cầu sự kiện của bạn được đáp ứng. Chúng tôi không chỉ giúp bạn tổ chức được những sự kiện tinh gọn, mà còn đảm bảo để doanh nghiệp có được dịch vụ tốt nhất, sáng tạo với giá tốt nhất.

Award ceremony là hoạt động vinh danh được trông đợi nhất trong năm.

Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến việc khen thưởng cho nhân viên?

“Một vạn tiền công không bằng một đồng tiền thưởng”

Trên thực tế, việc được ghi nhận những cống hiến, vinh danh cá nhân, tập thể xuất sắc thực sự cần thiết. Không chỉ đối với cá nhân, sự khích lệ đúng người, đúng lúc này còn là việc làm mang ý nghĩa chiến lược, cũng như tạo ra nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Cụ thể như:

• Việc khen thưởng tạo không khí làm việc sôi nổi, thái độ làm việc tích cực từ đó tạo nên lợi nhuận, thành tựu cho doanh nghiệp

• Tạo nên văn hóa hợp tác và thúc đẩy sự gắn kết nơi làm việc, cũng như sự hiểu biết và kỹ năng của họ

• Thể hiện văn hóa doanh nghiệp, quảng bá doanh nghiệp bằng nhiều kênh

Khen thưởng cách nào thì hiệu quả?

Khen thưởng một cách thường xuyên

Nói lời cảm ơn 1-2 lần/năm là việc nên làm nhưng nó không tạo một ảnh hưởng nào đến “văn hóa ứng xử” của công ty. Bạn không nên thưởng cho có lệ mà hãy biến việc đó thành một thói quen và làm thường xuyên đủ để mọi người nhớ được mình những lần được khen.

Khen thưởng đúng người, đúng việc, không thiên vị

Đừng tiết kiệm những lời khen cho những cố gắng, nỗ lực của nhân viên. Hãy khen thưởng nhân viên một cách chân thành, càng tương xứng với cống hiến của họ càng tốt. Tuyệt đối đừng chỉ dành sự ghi nhận cho những người bạn yêu quý.

Trực tiếp khen thưởng

Thực tế, bất cứ lời động viên, khen ngợi trực tiếp nào từ lãnh đạo cũng đều khiến cho các nhân viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống. Đồng thời đó cũng là động lực thúc đẩy những nhân viên khác cố gắng và phát huy khả năng nhiều hơn. Tuy nhiên cũng đừng lạm dụng việc này quá thường xuyên vì nếu không nó sẽ mất đi hiệu quả mà bạn mong muốn.

Tổ chức những buổi lễ tuyên dương nhân viên xuất sắc

Khen thưởng cứng nhắc theo một hình thức nhiều khi lại phản tác dụng. Do đó, đừng quên tìm tòi, sáng tạo những cách khen thưởng phù hợp để động viên nhân viên của mình. Và tùy vào mức độ cống hiến mà bạn có thể lựa chọn hình thức khen thưởng phù hợp từ những món quà nhỏ nhưng ý nghĩa, tiệc chiêu đãi, bằng khen, cơ hội thăng tiến, hay sở hữu những đặc quyền ưu tiên…

Một trong những động lực khiến mọi nhân viên trong công ty mong ước chính là danh hiệu nhân viên, dự án xuất sắc của tháng, đặc biệt của năm. Do đó một buổi lễ tưởng thưởng (Award ceremony) dành cho nhân viên là điều không thể thiếu và là biện pháp phổ biến được rất nhiều lãnh đạo tin dùng bởi tính hiệu quả của nó.

Giải thưởng VR AWARDS 2018.

Award ceremony không chỉ là sự kiện trao giải thưởng thường niên để doanh nghiệp ghi nhận cũng như vinh danh những cống hiến của các cá nhân, tập thể xuất sắc mà còn là dịp trang trọng, đầy cảm xúc để thông báo đến tập thể rằng bạn ghi nhận và tuyên dương họ. Trong dịp này, nhân viên xuất sắc sẽ có dịp chia sẻ thông tin, cảm nghĩ và phương pháp đạt được thành công đến toàn thể mọi người. Thông điệp và sự lan tỏa cảm hứng nhờ đó mà đạt được hiệu quả gấp bội.

Vinh danh là hoạt động không thể thiếu trong tổ chức, doanh nghiệp.

Tính chất đặc biệt của một buổi tiệc trao giải đòi hỏi bạn cần sự đồng hành của các “trợ thủ” đắc lực, chuyên nghiệp. Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hẳn sẽ giúp cho buổi Award ceremony cuối năm được tổ chức theo đúng tinh thần độc, lạ và ấn tượng.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, GoldenPen hiểu rõ cách thức tổ chức, những mong muốn cho một buổi tiệc trao giải của các doanh nghiệp, cũng như xử lý các vấn đề để đi đúng kịch bản đã định hướng. Hãy để GoldenPen đồng hành cùng bạn cho thành công của giải thưởng thường niên được mong chờ này.